Löneadministration spelar en central roll i alla företags drift. Det är mer än bara att se till att löner betalas i tid; det är också nödvändigt att allt är korrekt och i enlighet med lagar och bestämmelser. En svensk firma som anlitat Beviso Ekonomibyrå AB för lönehantering har nyligen upplevt problem som kastar skugga över företagets trovärdighet.
Semesterkaos och brist på kommunikation
I juli månad skickade det anlitande företaget in sina löneunderlag till Beviso. Som svar fick de en autoresponder som meddelade att den ansvariga personen var på semester. Också försöken att nå en annan anställd på Beviso misslyckades. I en brådskande åtgärd för att säkerställa att löner skulle utbetalas i tid, skickade företaget e-post till alla Beviso-medarbetare. Lönerna utbetalades till sist, men de var inte korrekta och företaget hade ingen möjlighet att granska dem före utbetalning.
Uppsägning i “hämndsyfte”
Snarare än att lyssna på kritiken och göra förbättringar beslutade Beviso att säga upp avtalet med företaget. Detta ägde rum samma dag som löneunderlagen för nästa månad skulle inkomma, vilket kan uppfattas som en slags “vedergällning” eftersom företaget hade kontaktat andra Beviso-medarbetare om den dåliga servicen.
Kvalitetsbrist och höga kostnader
Vid en genomgång av tidigare löneutbetalningar visade det sig att det inte var första gången som fel hade begåtts. Flera anställda hade fel antal semesterdagar registrerade, och andra fel hade också smugit sig in. För en tjänst som kostade över 3000 kr i månaden, var detta oacceptabelt. Det framkom att Beviso i princip bara hade kopierat data från en Excel-fil till ett löneprogram, utan någon form av kvalitetskontroll. Med en uppskattad tidsåtgång på en kvart för detta arbete, skulle timkostnaden bli astronomiska 12 000 kr.
Slutsats och rekommendation med varning
Det drabbade företaget har nu bytt till en annan löneadministratör och betalar per timme för bevisad kompetens. De är glada att ha lämnat Beviso bakom sig och varnar andra företag för att anlita dem. Om du är en potentiell kund till Beviso Ekonomibyrå AB, bör du tänka dig för en extra gång. Det finns en risk att du, precis som det drabbade företaget, får betala dyrt för en tjänst som inte lever upp till förväntningarna.
Notis till nuvarande Beviso Ekonomibyrå AB klienter
Om du är en nuvarande kund med Beviso, är det klokt att noga se över och kontrollera kvaliteten på den tjänst du får.Inkluderat i detta är en genomgång av tidigare löneutbetalningar, antal semesterdagar och andra viktiga faktorer.Du riskerar att upptäcka felaktigheter eller svagheter som måste åtgärdas, och det kan vara värt att fundera över andra lösningar för lönehantering.